Företagsfilm engagerar, förklarar och skapar förtroende, men varje bildruta där en person kan kännas igen räknas som personuppgift. Därför måste du redan i idéstadiet fastställa rättslig grund, informera de medverkande, samt planera publicering, lagring och gallring.
När blir film personuppgifter?
Om en individ går att identifiera genom ansikte, röst, namn eller särskilda kännetecken klassas materialet som personuppgifter. Det gäller både inspelningar och direktsändningar. Innehåller materialet uppgifter om hälsa, facklig tillhörighet eller politiska åsikter rör det känsliga personuppgifter, vilket kräver extra försiktighet och en starkt motiverad grund.
Rättslig grund, samtycke och information
Du behöver en hållbar rättslig grund för att filma och dela. Samtycke används ofta och ska vara frivilligt, specifikt, informerat och lätt att ta tillbaka. Be om skriftligt godkännande så att du kan visa det vid behov. Vid konferenser fungerar förhandsinformation i inbjudan, tydliga skyltar på plats och alternativa sittplatser utanför kamerans räckvidd. Berätta alltid var filmen visas, hur länge den lagras och vem som svarar på frågor.
Andra grunder kan bli aktuella. Ett avtal passar när medverkande personer deltar i en klart avgränsad produktion med överenskomna villkor. Berättigat intresse kan i vissa fall räcka vid intern kommunikation, men måste vägas mot den enskildes integritet och dokumenteras noggrant.
Glöm inte informationsskyldigheten. Varje deltagare har rätt att förstå syftet, veta vem som är ansvarig och få besked om lagringstid. De kan återkalla samtycke, begära radering eller få ut material som rör dem.
Publicering, lagring och gallring
När filmen publiceras på webb, i sociala kanaler eller som nyhetsbrev ska deltagarna känna till detta och kunna dra tillbaka sitt samtycke. Planera i förväg hur du klipper om, maskerar eller tar ned klipp om någon ångrar sig. Kontrollera bakgrunder: en whiteboard med namn eller en reception med känslig information kan röja mer än avsett.
Lagra material säkert och begränsa åtkomsten. Undvik öppna mappar utan styrning. Dokumentera versionshantering, vilka som haft tillgång och när filer raderas. Spara inte mer än nödvändigt och skriv en gallringsplan som anger hur länge råmaterial, arbetsfiler och färdiga leveranser bevaras. För lång lagring och bristande dokumentation är återkommande risker i branschens granskningar.
Om du textar eller transkriberar kan även namn och citat indexeras. Tänk igenom vilka uppgifter som verkligen behöver synas i textning och grafik.
Roller och avtal i produktionen
Beställaren är normalt personuppgiftsansvarig. Ett produktionsbolag som hanterar materialet betraktas som personuppgiftsbiträde och ska följa dina instruktioner. Ett tydligt biträdesavtal bör ange syfte, säkerhetsåtgärder, underbiträden, lagringstid och radering. Vid inspelning i offentlig miljö eller på konferens med eventteknik är det viktigt att klargöra vem som informerar deltagare, vem som samlar samtycken och hur raderingsbegäran hanteras.
Arbetar du inom offentlig sektor måste rättslig grund och lagringsrutiner överensstämma med interna styrdokument och regler om allmän handling och sekretess. Se till att publicering sker enligt gällande bestämmelser.
Vid direktsändning bör information ges i flera led: i inbjudan, på plats och i början av sändningen. Ha en tydlig process för invändningar och planera kameravinklar som undviker oönskade närbilder. Om chatt är aktiverad omfattas även den av GDPR och ska ingå i informationen till deltagarna.
Så arbetar StudioS19 med GDPR
Vi på StudioS19 i Stockholm har lång erfarenhet av företagsfilm, videoproduktion och livesändning för företag och myndigheter. Vår metod bygger på:
- tydliga rutiner för inspelning och samtycke
- noggrann plan för lagring och gallring
- fasta kamerainställningar i studion på Swedenborgsgatan som minskar risken för oavsiktlig exponering
- körschema, skyltning och loggbok på plats så att ansvar och rättslig grund inte tappas bort under tidspress
För myndighetsuppdrag länkar vi in våra processer i kundens dokumentation så att diarieföring och sekretesskrav uppfylls. Genom att följa dessa steg kan vi leverera film som informerar och engagerar utan att kompromissa med den personliga integriteten.
